Sapete quanti verbali sono necessari, durante un anno di gestione? Nessuno ve lo ha insegnato?
Domanda classica, di chi ci chiede delucidazioni e aiuto sulla gestione della loro Associazione:
“Scrivo il verbale di assemblea… basta?”
e poi: “Il consiglio direttivo, ogni quanto deve verbalizzare? Per il bilancio? Per le iscrizioni?”
Risposta Flash: il consiglio direttivo deve verbalizzare ogni decisione, costantemente, anche se qualcuno va in bagno a fare pipì!! (cit.)
Spesso, i consulenti non lo dicono, oppure non ve li fanno proprio scrivere!
Ma fanno anche peggio: danno per scontato che già sai e che fai…
I dirigenti di associazione, non è ovvio che sappiano. Anzi, sicuramente non sanno.
Nemmeno noi eravamo al corrente di tante cose, prima di studiarle, prima di avere un mentore che ci istruisse!
Vediamo troppo spesso pacchi di documentazioni predisposte da consulenti, commercialisti, contabili, dove viene redatto solo il verbale di assemblea annuale.. e tutto il resto dell’anno? Chi decide cosa? Perchè si svolgono le attività? Perchè non si applicano determinate scelte?
Ecco una breve lista, non completa, di cosa scrivere.
Il Direttivo deve riunirsi, decidere e verbalizzare con questo piano minimo:
- Inizio Anno, quando si stabiliscono le quote, le attività, i collaboratori;
- Alla redazione del rendiconto consuntivo o previsionale
- Quando si iscrivono ed accettano nuovi soci
- Nel momento che si decide di organizzare eventi
- Quando si decide di aprire/chiudere/modificare un conto corrente
- Se si deve modificare lo statuto, prima che si convochi l’assemblea dei soci
- Se si decide di cambiare fornitori e utenze
- Ogni volta che si partecipa ad eventi organizzati da altri
- Quando si avviano nuove attività, si concludono, si annullano
Questa lista, è un piccolo esempio di quante cose vanno scritte. Ricordatevi che il Presidente deve rendere conto del suo operato a tutti i soci, che sono i “sovrani” dell’Associazione.
Ma in fase di controllo, anche agli ispettori si dovrà dare credito… e che gli racconti???
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